En ny vej ind i jobcenteret

I en tid, hvor kommunerne kæmper med komplekse regler, dokumentationskrav og store forventninger til effektivitet og service, bliver én ting stadig tydeligere: Den traditionelle måde at drive visitation og jobsamtaler på er ved at nå sin grænse.

Mange kommuner oplever dagligt, hvordan medarbejderne bruger op mod 40 minutters forberedelsestid forud for hver enkelt jobsamtale (Ekspertgruppen, 2024) - og hele 521 minutter i forbindelse med sager, der skal forbi rehabiliteringsteamet. Det er ikke spild, men heller ikke altid nødvendigt. Det er en konsekvens af, at systemet i dag kræver præcision, sporbarhed og gentagelse; ikke mindst for at beskytte både borgeren og kommunen selv mod fejl med store konsekvenser.

Men hvad nu, hvis det kunne gøres anderledes? Hvad nu, hvis en virtuel modtagelse kunne tage sig af det, der i dag æder tid, energi og menneskelige ressourcer, uden at gå på kompromis med retssikkerheden?

Gentagelsens pris – og muligheden for at tænke nyt

Jobsamtaler i jobcentrene varer i gennemsnit 38 minutter, og samtaler i rehabiliteringsteamet helt op til 140 minutter. Når man spørger fagfolk i kommunerne, lyder det samstemmende: En betydelig del af tiden bruges på gentagelser. Ikke fordi medarbejderne vil spilde borgerens tid – tværtimod – men fordi de juridiske og administrative krav gør det nødvendigt at gennemgå standardinformation igen og igen.

Vi taler her om "Ret og Pligt", regler om CV’er og Jobnet, kursusinformationer og dokumentation. Alt det, der skal siges… hver gang. Hvis noget udelades, kan konsekvensen være forkert sagsbehandling. Det gør medarbejderne forsigtige. De repeterer, tjekker, dobbelttjekker, og dokumenterer.

Alene afrapporteringen efter møderne tager gennemsnitligt 41 minutter for almindelige samtaler og 93 minutter i rehabiliteringsteamet. Det er ikke overarbejde for overarbejdets skyld, men det er et produkt af et system, hvor dokumentation er den sidste forsvarslinje.

Tolkninger i millioner og spildte møder

Når vi dertil lægger udgifter til tolkeservice - i snit 681 kr. i timen (Udlændigestyrelsen) - og ser på kommuner som København, Aarhus og Silkeborg, der bruger hhv. 12 mio., 9 mio. og 1,2 mio. årligt på tolkeydelser, bliver det klart, hvor dyrt det nuværende system er. Dyrt ikke kun i kroner, men også i menneskelig kapacitet. Og når møder aflyses i sidste øjeblik, bliver hele regnestykket endnu værre: Forberedelsen er spildt, tolkens tid er spildt, og borgeren har stadig ikke fået den nødvendige hjælp.

Den virtuelle modtagelse som strukturel nøgle

Men det behøver ikke være sådan. I dag findes der digitale løsninger, som med rette kan tage hele "bundlaget" af gentagelser og standardinformationer, og gøre det bedre, hurtigere og mere konsekvent end et menneske. En virtuel modtagelse kan:

• Automatisere standardformidling: Ret og Pligt, Jobnet-vejledning, CV-krav og kursusinfo kan gøres tilgængelige i digitalt, oversat og brugervenligt format.
  
  

• Guide borgeren proaktivt: Ved hjælp af digitale tjeklister, FAQ’er og interaktive elementer, kan mange spørgsmål besvares allerede inden det første fysiske møde.
  
  

• Minimere tolketimer: Ved at tilbyde standardinformationer på flere sprog digitalt, kan behovet for dyre og tidskrævende tolkeydelser reduceres betragteligt.
  
  

• Reducere forberedelsestid og efterrapportering: Når møderne bliver færre og mere fokuserede, bliver også det administrative tidsforbrug væsentligt mindre.

Det handler ikke om at erstatte medarbejderne, men om at frigøre dem til det, de er bedst til: At hjælpe mennesker.

En ny balance i jobcenterets arbejde

Hvis en kommune blot kan reducere ét til to møder pr. borger ved hjælp af en virtuel modtagelse, vil det fjerne en betydelig del af det strukturelle spild. Ikke ved at skære i kvaliteten, men ved at eliminere de dele af processerne, der ikke kræver menneskelig indgriben. Det giver både økonomisk mening og menneskelig værdi.

Den tid, der frigøres, kan bruges dér, hvor den gør størst forskel; hos de borgere, der står med komplekse, sammensatte udfordringer. Det er dem, der har brug for mere end et digitalt interface. De har brug for relation, tillid og nærvær. Og netop derfor skal vi fjerne det for dem, der ikke kræver det.

En beslutning, der peger fremad

Flere kommuner har allerede truffet beslutningen om at gå i retning af virtuelle modtagelser. Med modulbaserede og borgervendte løsninger, der integrerer med eksisterende systemer, bliver det ikke blot et forsøg på digitalisering, men et reelt skifte i beskæftigelsesindsatsen.

Vi står over for en mulighed, hvor jobcentrene ikke længere skal vælge mellem effektivitet og menneskelighed. En virtuel modtagelse gør det muligt at få begge dele, samtidig.

Virtuelt Jobunivers hjælper kommuner med at implementere digitale frontsystemer, der automatiserer, oversætter og formidler alt det, der gentages, så medarbejderne kan fokusere på det, der betyder noget. Kontakt os, hvis I vil høre mere om, hvordan jeres kommune kan tage næste skridt mod en fremtidssikret, menneskecentreret beskæftigelsesindsats.